Kuliah Akuntansi
Dosen Bpk. Dr. Supawi
Pawenang, SE, MM
Universitas Islam Batik Surakarta Jawa Tengah
ALUR SISTEM PEMBELIAN DAN ALURNYA
BESERTA DOKUMEN
·
Menurut Winarno (2006 : 114) Sistem
adalah sekumpulan komponen yang saling
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
·
Menurut mulyadi ( 2008 : 5 ) Sistem
adalah Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Adapun
pengertian pembelian menurut beberapa ahli , diantaranya sebagai berikut :
·
Menurut Soemarso .S.R (2009 : 208) dalam
bukunya yang berjudul Akuntansi suatu pengantar menyatakan bahwa :
·
“ Pembelian adalah (purchasing) akun yang digunakan untuk mencatat semua
pembelian barang dagang dalam suatu periode.
·
Pendapat lain pun dikemukakan oleh Susan
Irawati (2008:64) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Keuangan yang
menyatakan bahwa pembelian adalah: “Suatu
kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu
pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan
pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan
operasional perusahaan” .
Unsur-unsur Yang Berkaitan dengan
Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagangan
Sistem
Akuntansi Pembelian
Sistem
akuntansi pembelian dapat digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Pembelian merupakan akun yang digunakan untuk mencatat semua barang
dagangan yang dibeli perusahaan dalam suatu periode. Pembelian yang dilakukan
perusahaan dagang yang bertujuan untuk memenuhi tersedianya persediaan barang
dagangan dalam gudang sampai barang dagangan tersebut dijual kembali kepada
konsumen. Maka digunakanlah sistem akuntansi pembeliaan oleh perusahaan untuk
pengadaan barang dagangan yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
dapat digolongkan menjadi dua, yaitu: pembelian lokal dan pembelian impor.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian
impor adalah pembelian dari pemasok dalam negeri. Pembelian dapat dilakukan
secara kredit maupun tunai. Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian
terdapat beberapa hal yang harus diketahui antara lain: informasi yang
diperlukan oleh manajemen, fungsi yang terkait dalam pembelian, dokumen yang
diperlukan dalam pembelian, prosedur sistem akuntansi pembelian dan bagan alir
dokumen (document flowchart) sistem akuntansi pembelian, unsur-unsur
pengendalian intern dalam pembelian. Berikut adalah penjelasan akan hal-hal
yang perlu diketahui dalamsistem akuntansi pembelian.
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Dalam
sistem akuntansi pembelian manajemen memerlukan informasi mengenai data-data
yang diperlukan guna mengambil keputusan yang tepatdalam menjalankan kegiatan
pembelian. Adapun beberapa informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem
akuntansi pembelian adalah:
·
Jenis persediaan yang telah mencapai
titik pemesanan kembali (reorder point). Yaitu untuk mengetahui jumlah jenis
persediaan barang dagangan yang harus dilakukan pemesanan kembali, agar saat
jenis persediaandibutuhkan, barang dagangan tersebut tersedia dalam gudang.
·
Order pembelian yang telah dikirim oleh
pemasok. Untuk mengetahui jumlah order pembelian dan pemasok mana yang dipilih
dalam order pembelian.
·
Order pembelian yang telah dipenuhi oleh
pemasok. Untuk mengetahui ketersediaan pemasok dalam memenuhi order pembelian.
·
Total saldo utang dagang pada tanggal
tertentu. Untuk mengetahui total saldo utang dagang perusahaan dan mengetahui
tanggal jatuh tempo pembayaran utang dagang yang harus dibayar perusahaan.
·
Saldo utang dagang kepada pemasok
tertentu. Untuk mengetahui rincian saldo utang dagang dari masing-masing
pemasok dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran kepada pemasok tersebut.
·
Tambahan kuantitas dan harga pokok
persediaan pembelian. Berdasarkan dari data diatas dapat disimpulkan bahwa
dalam melakukan transaksi pembelian manajemen memerlukan beberapa informasi
untuk memberikan keputusan akan terjadinya transaksi pembelian tersebut. Dalam
mengambil keputusan tersebut manajemen perlu mengetahui jenis barang yang perlu
dipesan kembali, order pembelian yang dikirim maupun yang telah dipenuhi
pemasok, saldo utang pada pemasok yang diakibatkan dari transaksi pembelian,
penambahan akan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian yang ditetapkan.
Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahaan, menjamin keandalan dan
ketelitian atas data pencatatan akuntansi.
Fungsi yang Terkait dengan Sistem
Akuntansi Pembelian
Dalam
sistem akuntansi pembelian terdapat beberapa fungsi yang terkait dan memiliki
tanggung jawab serta wewenangnya masing-masing. Fungsi-fungsi tersebut
diantaranya adalah:
a. Fungsi
Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak disediakan persediaan
digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
b. Fungsi
Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaaan barang,
dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian
juga membuat perjanjian syarat pembelian dengan pemasok.
c. Fungsi
Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
berdasarkan order pembelian dan faktur pembelian dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung
jawab untuk menerima barang dari pemasok yang berasal dari transaksi retur
penjualan.
d. Fungsi
Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsimencatat utang dan fungsi pencataatn persediaan.
e. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian ke dalam register buku kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai
catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang, sedangkan
fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat pokok hartga
peersediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Dari
keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait diatas
memiliki pemisahan tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam melakukan sistem
akuntansi pembelian dan tidak ada transaksi yang dilakukan sendiri oleh satu
fungsi saja.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen
adalah bukti yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi yang dilakukan
oleh perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
pembeliaan adalah:
a. Surat
Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisioleh fungsi
gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsipembelian melakukan
pembelian barang dagangan dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut
dalam surat permintaan pembelian, surat permintaan pembelian ini biasanya
dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, 1 lembar untuk fungsi pembelian, dan
tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat
Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga
bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat
Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
d. Laporan
Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memnuhi jenis, spesifikasi, mutu,
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Bukti
Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang berdasarkan catatan
transaksi pembelian, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pembayaran
utang kepada pemasok.
Semua
dokumen dalam transaksi pembelian sangat dibutuhkan sebagai alat yang membantu
keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi serta sebagai bukti
terjadinya transaksi pembeliaan.
Prosedur
yang Membentuk Sistem Pembelian
Dalam
melakukan sistem akuntansi pembelian perlu dilakukan prosedur yang merupakan
tahap-tahap proses terjadinya transaksi pembelian. Beberapa prosedur yang
membentuk sistem akuntansi pembelian antara lain:
a. Prosedur
Permintaan Pembeliaan Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam dokumen surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Jika barang tidak disimpan digudang atau barang langsung pakai, fungsi yang
memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi
pembeliandengan mengajukan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur
Permintaan Penawarn Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi
pembeliaan mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang
lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Jadi pemasok akan mengirim daftar penawaran harga barang yang
dikehendaki.
c. Prosedur
Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain
dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan
fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
d. Prosedur
Penerimaan Barang Dalam fungsi ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok
dankemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan
barang dari pemasok tersebut. Barang yang diterimadiserahkan ke bagian gudang
untuk disimpan.
e. Prosedur
Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan memberikan laporan
penerimaan barang ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi juga menerima faktur
dari pemasook untuk dicocokkan dengan laporan penerimaan barang. Setelah itu
fungsi akuntansi akan memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan
pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan utang.
Dari
prosedur yang telah diuraikan diatas diketahui bahwa prosedur pembelian
tersebut dilakukan oleh fungsi-fungsi yang saling terkait. Hal ini untuk
mencegah terjadinya penyimpangan wewenang, tanggung jawab serta menjaga
kekayaan perusahaan, keakuratan, keandalan data transaksi.
Sumber :
Materi Kuliah Akuntansi Biaya_ Bpk. Dr. Supawi Pawenang, SE,
MM
http://library.upnvj.ac.id/pdf/4d3akuntansi/0810102034/BAB%20II.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar